Oggi molte aziende producono un gran numero di carta e documenti elettronici, che arrivano ai loro sistemi centrali o regionali da diverse fonti e in molte forme diverse.

Documenti come fatture, conteggi, ricevute di pagamento, bolle doganali, bilanci, statistiche, ecc.. Si tratta di migliaia, o anche di milioni di pagine al mese. Alcuni documenti sono mantenuti su hard disk, altri sono ridotti su microfiche, o archiviati su nastri e mezzi simili.

L'accesso e il recupero di uno specifico documento o di una serie di documenti è lento e faticoso usando tecnologie come le microfiche e i nastri. L'uso di stazioni di lavoro specializzate, la scarsa qualità dei documenti recuperati e la difficoltà di trovare le informazioni in questi sistemi sono vincoli di costi e di tempi persi nell'operatività quotidiana dell'azienda. E' ancor più costoso mantenere questi documenti come file sui dischi di un sistema AS/400.

T.C.I.S., con i suoi molti anni di esperienza nel mondo della Gestione Elettronica dei Documenti e degli strumenti per i sistemi AS/400 ha concepito, progettato e realizzato CDSpool/400 come una speciale applicazione per memorizzare, indicizzare e ritrovare documenti archiviati in un modo semplice, veloce e accurato, usando stazioni Windows e una delle tecnologie più universali e compatte oggi disponibili : il CD-ROM.

L'obiettivo di CDSpool/400 è quello di rimpiazzare le vostre microfiche con una tecnologia di memorizzazione su CD-ROM mediante la quale potrete archiviare fino a 500.000 pagine di spool per CD con gli indici che costruirete e selezionerete, e con un programma per la ricerca, la lettura e l'eventuale stampa di ogni informazione in modo rapido e facile.

Potrete archiviare i CR-ROM fuori linea o usarli in ogni PC provvisto dell'oggi comunissimo lettore di CD-ROM. Potrete anche impilare i CD in un juke-box se avete molti documenti critici da archiviare. Ogni CD avrà i suoi indici e il suo programma di ricerca indipendente.

CDSpool/400 vi permetterà di :

• organizzare i Vostri spool file su AS/400, in cartelle logiche (conteggi, fatture, bilanci, ecc.) per la revisione,

• esportare gli spool file su di un server di rete locale, un PC standalone, o una cartella condivisa sul sistema centrale,

• indicizzare i file secondo il criterio che determinerete,

• comprimere al massimo i file per occupare il minimo spazio

• ricercare i file da una classica Windows workstation
• ristampare in tutto o in parte questi documenti su di una qualsiasi stampante riconosciuta da Windows e accessibile dalla workstation

• creare un archivio permanente di questi documenti su di un disco CD ROM che può memorizzare fino a 500.000 pagine di listati insieme agli indici necessari al programma di ricerca

CDSpool/400 organizza i Vostri spool file.
Un modulo di programma su AS/400 vi permette di scegliere gli spool file che volete esportare verso CDSpool/400.
Questo modulo vi permette di creare cartelle logiche per organizzare i Vostri spool file in categorie omogenee.
In tal modo potrete creare le cartelle delle fatture, dei conteggi, delle ricevute di pagamento, degli estratti conto dei clienti, ecc. .
In ciascuna di queste cartelle potrete accumulare gli spool file progressivamente man mano che sono prodotti dall'AS/400.
Questa organizzazione permetterà ai Vostri utenti di ritrovare i documenti velocemente e facilmente con il programma di ricerca basato sulla rappresentazione grafica di una struttura ad albero.  Quando questa selezione è avvenuta, CDSpool/400 organizzerà i Vostri file per renderli disponibili al modulo di Export.

Una volta che gli spool file sono stati ordinati in cartelle logiche su AS/400, CDSpool/400 vi permetterà di esportarli sull'hard disk di un PC.
L'obiettivo di questa procedura di esportazione è quello di mettere i file di CDSpool/400 disponibili agli utenti per effettuare ricerche su stazioni Windows.
Solitamente questi file saranno memorizzati su di un disco magnetico (o altro media riscrivibile) per un periodo di tempo prima di essere permanentemente registrati su di un CD-ROM.
Il disco magnetico può essere una partizione di un server di rete : CDSpool/400 è compatibile con tutti i sistemi operativi di rete riconosciuti da Windows.
Può essere anche usato un PC standalone, poiché la compressione usata da CDSpool/400 permette di memorizzare 100.000 pagine di listati in circa 100 Megabyte o in una cartella condivisa sul Vostro AS/400.

CDSpool/400 indicizza i Vostri spool file.

L'amministratore di CDSpool/400 determinerà al momento dell'esportazione gli indici che vuol generare per le ricerche delle pagine dei documenti archiviati.
Il numero di criteri non è limitato, e potrete ad esempio indicizzare le vostre fatture per codice o nome del cliente, per CAP, ecc. . Questa indicizzazione viene effettuata una volta per ogni tipo di spool file.
Può essere in formato fisso (ad esempio quando il codice cliente è sempre posizionato nello stesso punto del documento / fattura) o in formato variabile (ad esempio quando il numero di conto o il bilancio possono essere in qualsiasi punto della pagina).
 

CDSpool/400 comprime i Vostri spool file.

Quando i Vostri spool file vengono esportati, CDSpool/400 ne effettuerà una drastica compressione.
Prove effettuate su un insieme di estratti conto con 198 colonne e 60 righe che integrano 5 indici per pagina mostrano che ogni pagina dopo la compressione occuperebbe 1 Kb, incluso lo spazio per gli indici.
L'elevato rapporto di compressione permette a CDSpool/400 di memorizzare 500.000 pagine in 500 Megabyte !

Quando installate CDSpool/400 il programma effettua un test di compressione su di un campione rappresentativo dei Vostri documenti per determinare preventivamente il numero di pagine che CDSpool/400 riuscirà a memorizzare in 100 Megabyte.
 

Ricerche su spool file con CDSpool/400.

CDSpool/400 permette ricerche e riletture degli spool file via interfaccia Windows con un ben studiato programma grafico per facilitare il lavoro degli utenti.
L'utente può aprire molte pagine nello stesso momento, passare da una pagina all'altra, andare ad un numero di pagina assegnato, effettuare degli zoom, ecc., semplicemente facendo click sulla barra di icone di CDSpool/400.
 

Consultazione dei Vostri spool file con CDSpool/400.

L'utente può anche cercare i suoi documenti con una ricerca a criteri multipli come ad esempio "fatture dell'azienda XXX del 1997".
La risposta di CDSpool/400 permette di aprire direttamente le pagine selezionate per poi scorrerle usando la barra delle icone del programma.
Se i documenti sono stati prodotti in forma di modulo, come ad esempio nel caso delle fatture, CDSpool/400 cercherà il modulo e registrerà le informazioni dell'immagine onde poter riprodurre una copia esatta del documento mandato al Vostro cliente.
CDSpool/400 inoltre permette di ristampare le pagine consultate, pagina per pagina, da un numero di pagina ad un altro, o tutte le pagine corrispondenti ad una certa selezione.
 

Creare un archivio permanente con CDSpool/400.

CDSpool/400 permette all'amministratore del sistema di decidere se creare un archivio permanente dei suoi file, e abbiamo scelto il CD-ROM come supporto di archiviazione.
CDSpool/400 Vi permetterà di trasferire fino a 500.000 pagine di listati su di un singolo CD-ROM, memorizzando non solo le pagine di informazione ma anche il programma di ricerca e gli indici necessari alla ricerca stessa.
Il formato di registrazione è conforme allo standard internazionale ISO 9660 e i produttori di media CD_ROM garantiscono oggi una vita di servizio d almeno 30 anni.
Per registrare i CD ROM, CDSpool/400 é compatibile con tutti i masterizzatori oggi sul mercato.
La maggior parte dei PC viene oggi fornita con un lettore di CD-ROM come periferica standard. Esistono anche versioni condivisibili in rete locale e Juke-box con capacità da 100 a 500 dischi CD ROM !
 
 

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Per maggiori informazioni rivolgetevi a Consist (199.445900 - 045.8104395). 

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